Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τους τρόπους δημιουργίας και αποστολής τους
Αποστολή προσκλήσεων: Ένα απαραίτητο βήμα
Αρκετοί θεωρούν ότι τα προσκλητήρια βάπτισης, με τη χρήση τους για την αναγγελία της βάπτισης, είναι πλέον μια διαδικασία περισσότερο τυπική και λιγότερο ουσιαστική, ή απαραίτητη στην διοργάνωση. Στην πραγματικότητα όμως πρόκειται για ένα σημαντικό βήμα στη διοργάνωση, ακόμα και στην περίπτωση που ο αριθμός των καλεσμένων της βάπτισης δεν είναι μεγάλος, η αποστολή προσκλητηρίων είναι σημαντική. Ας δούμε συνοπτικά στη συνέχεια το γιατί.
Τα προσκλητήρια είναι απαραίτητα για πρακτικούς λόγους.
Μέσα από τα προσκλητήρια ανακοινώνεται το γεγονός και παρέχονται όλες οι πρακτικές πληροφορίες που θα χρειαστούν οι καλεσμένοι μιας βάπτισης.
Τα προσκλητήρια βάπτισης, ως σημείο αναφοράς, θα σας απελευθερώσουν από περιττές συζητήσεις. Δεν μπορείτε να φανταστείτε πόση ώρα θα γλιτώσετε από το να δίνετε τις ίδιες απαντήσεις για επιβεβαίωση στοιχείων, στην περίπτωση που οι καλεσμένοι δεν έχουν ένα προσκλητήριο ως σημείο αναφοράς. Ακόμα και άτομα τα οποία θεωρούσατε πολύ οργανωμένα, θα θελήσουν τις τελευταίες μέρες της μεγάλης φόρτισης, να επιβεβαιώσουν κάτι σχετικό με την βάπτιση.
Μια πρόσκληση από την άλλη μεριά, όχι μόνο περιέχει όλες τις πρακτικές πληροφορίες, ενώ δίνει στο γεγονός μια πιο επίσημη νότα. Η απουσία της πρόσκλησης, δημιουργεί μια αίσθηση αοριστίας γύρω από το γεγονός. Είναι σαν να παρακινεί υποσυνείδητα, μια επιβεβαίωση της τελευταίας στιγμής, ότι η τελετή πράγματι θα πραγματοποιηθεί.
Δημιουργούν προσμονή.
Ο δεύτερος λόγος, έχει να κάνει με τη δημιουργία εικόνας και προσμονής γύρω από την εκδήλωση. Μια ενδιαφέρουσα πρόσκληση, δημιουργεί θετική εντύπωση και ενισχύει την πιθανότητα μεγαλύτερης συμμετοχής των προσκεκλημένων. Παράλληλα, λειτουργεί ως προάγγελος του θέματος της βάπτισης, εφόσον ιδανικά τα προσκλητήρια θα βασιστούν δημιουργικά στο κεντρικό θέμα της βάπτισης.
Το προσκλητήριο ως αναμνηστικό.
Τέλος, ένα όμορφο τυπωμένο προσκλητήριο, θα κρατηθεί από αρκετούς σαν επί πλέον αναμνηστικό μιας όμορφης εκδήλωσης.
Δεν υπάρχει αμφιβολία λοιπόν ότι η αποστολή προσκλητηρίων, είναι ένα σημαντικό στοιχείο στη διαδικασία οργάνωσης μιας βάπτισης. Ένα στοιχείο που συμβάλλει ουσιαστικά στην συνολική επιτυχία της εκδήλωσης.
Μορφές προσκλητηρίων
Οι προσκλήσεις μπορούν να αποσταλούν σε έντυπη ή σε ψηφιακή μορφή ή σε συνδυασμό αυτών.
Τρόπος αποστολής
Τα προσκλητήρια βάπτισης σε έντυπη μορφή, θα σταλούν είτε με ταχυδρομείο, είτε με courier, είτε θα δοθούν χέρι με χέρι (είτε με οποιοδήποτε συνδυασμό αυτών).
Προσκλητήρια βάπτισης σε ψηφιακή μορφή, θα σταλούν μέσω της πλατφόρμας που μας εξυπηρετεί περισσότερο: Ε-mail, Facebook, Messenger, WhatsApp κλπ. Προφανώς στην πλατφόρμα που θα επιλέξουμε, θα πρέπει να υπάρχουν όλες (ιδανικά), ή οι περισσότερες τουλάχιστον, από τις επαφές του κύκλου μας, που θέλουμε να προσκαλέσουμε.
Σύνθεση λίστας καλεσμένων
Όπως αναφέρουμε στο άρθρο “Και όμως μπορεί να οργανωθεί μια εξαιρετική βάπτιση με χαμηλό κόστος” η λίστα με τους προσκεκλημένους, θα διαμορφωθεί καταρχήν από τους αληθινά κοντινούς ανθρώπους. Τους ανθρώπους που ήταν κοντά στους γονείς, στη γέννηση του μωρού. Όλους όσους οι γονείς επιθυμούν να έχουν κοντά τους στα χρόνια που θα έρθουν. Αυτός θα είναι ο βασικός πυρήνας για τη δημιουργία της λιστας των καλεσμένων.
Στη συνέχεια, θα προστεθούν άτομα από τους συγγενικούς, φιλικούς και οικογενειακούς κύκλους των γονιών, κατά ομάδες ή κοινωνικούς κύκλους.
Είναι σημαντικό, ιδίως αν υπάρχει περιορισμένο budget, να έχει καθοριστεί από την αρχή τι είδους βάπτιση θα γίνει. Αν δηλαδή θα ακολουθήσει κάλεσμα μετά, και ποιός είναι ο μέγιστος αριθμός προσκεκλημένων βάσει του προϋπολογισμού.
Απαραίτητα πεδία για την οργάνωση της λίστας προσκλήσεων
Η λίστα των προσκεκλημένων θα πρέπει να έχει τη μορφή πίνακα, στον οποίο υπάρχουν τα ακόλουθα πεδία:
- Όνομα καλεσμένου
- Αν έχουμε διαφορετική λίστα για τη δεξίωση που θα ακολουθήσει, θα πρέπει να υπάρχει στήλη που να σημειώνεται αν θα λάβει πρόσκληση για το τραπέζι μετά.
- Ημερομηνία αποστολής πρόσκλησης
- Είδος πρόσκλησης – τρόπος αποστολής (αν επιλέξουμε πάνω από ένα είδος ή τρόπο αποστολής, καλό είναι να γνωρίζουμε τι στείλαμε και πώς)
- Επιβεβαίωση συμμετοχής και ημερομηνία επιβεβαίωσης
- Αριθμός ατόμων
- Υπενθύμιση για επανάληψη επιβεβαίωση της αποδοχής της πρόσκλησης (λίγες μέρες πριν την τελετή)
Χρόνος αποστολής προσκλήσεων
Κανονικά, καλό είναι τα προσκλητήρια να έχουν παραδοθεί ένα μήνα ή το αργότερο τρεις βδομάδες πριν τη μέρα της βάπτισης. Ο χρόνος αποστολής έχει άμεση σχέση με το προφίλ των παραληπτών (αν μένουν μακριά και θα ταξιδέψουν, ή αν έχουν προγράμματα πολύ φορτωμένα με κοινωνικές υποχρεώσεις). Αρχίστε λοιπόν να υπολογίζετε με βάση αυτή την ημερομηνία, για να υπολογίσετε το χρόνο δημιουργίας και αποστολής τους.
Αν απαιτείται εκτύπωση και αποστολή (και όχι ψηφιακή αποστολή), θα πρέπει να συνυπολογίσετε χρόνο εκτύπωσης και αποστολής. Ο χρόνος εκτύπωσης με τη σειρά του επηρεάζεται αντίστοιχα από την πολυπλοκότητα ή μη του δημιουργικού που θα επιλεγεί (αν πρόκειται για πιο σύνθετη κατασκευή). Είναι μια πληροφορία που θα σας δώσει η εταιρία που θα τα τυπώσει.
Πληροφορίες που πρέπει να αναφέρει η πρόσκληση
Τα προσκλητήρια βάπτισης, ανακοινώνουν το γεγονός και δίνουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που θα χρειαστούν οι καλεσμένοι:
- Όνομα παιδιού (αν επιλεγεί να ανακοινωθεί)
- Ονοματεπώνυμο γονιών
- Ονοματεπώνυμο νονού/άς, ή νονών
- Ημέρα και ώρα
- Όνομα ναού και διεύθυνση (περιοχή)
- Τηλέφωνο επικοινωνίας
- Πληροφορίες για το τραπέζι ή δεξίωση ή party μετά το μυστήριο (όνομα χώρου, διεύθυνση κλπ.)
- Μικρό κείμενο
- “Παρακαλώ Απαντήστε” αν πρόκειται να ακολουθήσει τραπέζι, κάλεσμα ή party.
- Χρήσιμο και σημαντικό είναι με την πρόσκληση να επισυνάπτεται (συνήθως ως συνοδευτικό) μια κάρτα με οδηγίες πρόσβασης στον ναό ή στο χώρο δεξίωσης μετά το μυστήριο.
- Είναι ακόμα πολύ εξυπηρετικό να υπάρχει πληροφόρηση για τη δυνατότητα παρκαρίσματος ή οποιαδήποτε άλλη πρακτική πληροφορία που θα διευκολύνει τους καλεσμένους στη μετάβασή τους.
Τι γίνεται στην περίπτωση που δεν υπάρχει οριστική απόφαση για κάποιο πεδίο
Είναι εξαιρετικά σημαντικό τα προσκλητήρια να αποσταλούν έγκαιρα. Ακόμα και αν κάποια πληροφορία δεν είναι ολοκληρωμένη, όπως π.χ. το που θα γίνει η δεξίωση μετά, είναι προτιμότερο να αποσταλούν τα προσκλητήρια στην ώρα τους. Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να αναφέρεται, ότι θα ακολουθήσει ενημέρωση για την πληροφορία που λείπει.
Δημιουργικό προσκλητηρίων
Τα προσκλητήρια βάπτισης, είναι συνήθως η πρώτη επαφή που θα έχουν οι περισσότεροι καλεσμένοι σας με το γεγονός. Ανεξάρτητα από τη μορφή τους, έντυπη ή ψηφιακή, τα προσκλητήρια πρέπει να έχουν ένα δημιουργικό που να προκαλεί το ενδιαφέρον του παραλήπτη και να δημιουργεί εικόνα σύμφωνη με το ύφος που θέλουμε να έχει η εκδήλωση.
Είναι σημαντικό, το δημιουργικό της πρόσκλησης να βασιστεί στο κεντρικό θέμα της βάπτισης. Ανάλογα με το θέμα, η πρόσκληση είτε θα αποτελεί σύνθεση βασισμένη σε αυτό, είτε θα «υπονοεί» το θέμα, χωρίς να το αποκαλύπτει (θα λειτουργεί ως προάγγελος ή teaser).
Στην περίπτωση που τα προσκλητήρια βάπτισης είναι σε ψηφιακή μορφή, καλό είναι να έχουν εικόνα αντίστοιχη με την έντυπη πρόσκληση (αν υπάρχει) και να μπορούν να τυπωθούν. Ένα απλό e-mail, ή ένα μήνυμα στα social media, σίγουρα δεν είναι ο ιδανικότερος τρόπος ανακοίνωσης και πρόσκλησης. Μια πρόσκληση σε ψηφιακή μορφή pdf ή jpeg, με ένα ενδιαφέρον εικαστικό, είναι μια πρακτικά σωστή λύση.
Άριστη εντύπωση δίνουν και οι τα προσκλητήρια βάπτισης που δημιουργούνται μέσω των δίνουν οι εφαρμογών που αναλύουμε (εδώ). Αν δεν χρησιμοποιηθεί κάποια σχετική εφαρμογή, καλό είναι να προσθέσουμε τη δυνατότητα αυτόματης εισαγωγής του event στο ημερολόγιο του καλεσμένου, ή οποιεσδήποτε άλλες ψηφιακές εφαρμογές μπορεί να λειτουργήσουν βοηθητικά (χάρτες, υπενθυμίσεις, κοκ).
Ποιος θα δημιουργήσει την πρόσκληση
Υπάρχουν οι εξής εναλλακτικές
Α.
Η πιο σίγουρη και ασφαλής μέθοδος, είναι τα προσκλητήρια της βάπτισης να αναλάβει να δημιουργήσει και να τυπώσει μια εταιρία εκτυπώσεων προσκλητηρίων. Υπάρχουν πολλές και αξιόλογες επιλογές. Επιλέξαμε και σας παρουσιάζουμε κάποιες στη σχετική ενότητα του Make it Splash εδώ.
Πριν την επικοινωνία μαζί τους για την ανάθεση της δημιουργίας και παραγωγής της πρόσκλησης, είναι σημαντικό να έχετε προετοιμάσει όλες τις πληροφορίες που θα χρειαστούν: Να έχετε αποφασίσει το θέμα και τις πρακτικές λεπτομέρειες που θα αναφέρονται στην πρόσκληση. Θα πρέπει επίσης να έχετε μια ιδέα για το “ύφος” και το στυλ της πρόσκλησης που θα θέλατε, ίσως και κάποιες εικόνες που σας αρέσουν. Προτείνουμε να ρίξετε μια ματιά στο αντίστοιχο Pinterest Board του Make it Splash.
Β.
Θα δημιουργήσετε εσείς την πρόσκληση με τη χρήση κάποιας εφαρμογής, ή (σπανιότερα, αλλά υπάρχει ως εναλλακτική) θα είναι καλλιτεχνικό σας δημιούργημα ως DIY project. Υπάρχει αναλυτική περιγραφή των εφαρμογών αυτών στο σχετικό άρθρο μας (εδώ).
Γ.
Θα χρησιμοποιήσετε σα βάση μια φωτογραφία του παιδιού όπου θα εκτυπωθούν (συνήθως στην πίσω πλευρά) οι πληροφορίες για τη βάπτιση.
Ευχόμαστε ότι έχετε κατατοπιστεί απόλυτα πάνω στο θέμα προσκλητήρια βάπτισης! Σας ευχόμαστε κάθε επιτυχία! Με το καλό!
Φωτογραφίες: Για τα δημιουργικά των προσκλητηρίων που παρουσιάζουμε, χρησιμοποιήσαμε την εφαρμογή GreetingsIsland.
Σχετικά θέματα
Εφαρμογές για να δημιουργήσεις και να στείλεις προσκλητήριο βάπτισης
Υπάρχουν πάρα πολλές εφαρμογές με τις οποίες μπορείς να σχεδιάσεις ένα προσκλητήριο βάπτισης και να το δώσεις για εκτύπωση, ή να το στείλεις σε ψηφιακή μορφή .... (Συνέχεια)
50 βήματα για την οργάνωση μιας βάπτισης: Το απόλυτο checklist
Πώς οργανώνω μια βάπτιση: Μην ψάχνεσαι. Δημιουργήσαμε για σένα το απόλυτο checklist για να μη «χαθείς» και να έχεις σε κάθε βήμα τον απόλυτο έλεγχο..... (Συνέχεια)