Ξεχωρίσαμε και σας παρουσιάζουμε τις 23 πολυτιμότερες συμβουλές για την οργάνωση μιας βάπτισης. Οι συμβουλές αυτές, θα σας φανούν χρήσιμες σε κάθε περίπτωση: αναθέσετε την οργάνωση σε επαγγελματία, είτε την αναλάβετε εσείς. Λειτουργούν συμπληρωματικά με το βασικό άρθρο που αφορά την οργάνωση μιας βάπτισης, “Πως οργανώνω μια βάπτιση σε 50 βήματα“, το οποίο προτείνουμε επίσης να διαβάσετε. Το καλύτερο είναι, να έχετε επεξεργαστεί τις 23 αυτές συμβουλές, πριν ξεκινήσει η οργανωτική διαδικασία της βάπτισης. Όσο απλές και αυτονόητες να σας φαίνονται, μην τις παραβλέψετε. Κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας ή τη μέρα της βάπτισης, θα μας θυμηθείτε αρκετές φορές!
Σχεδιάστε βάσει του αριθμού των καλεσμένων
Από την πρώτη στιγμή που ξεκινά η προετοιμασία για την οργάνωση μιας βάπτισης, είναι σημαντικό να έχει προσδιοριστεί ο αριθμός των καλεσμένων (στο περίπου) και το είδος της εκδήλωσης που θέλετε να πραγματοποιήσετε (δηλαδή αν θα ακολουθήσει τραπέζι ή κέρασμα μετά, και τι είδους, αν η τελετή θα είναι casual κλπ.). Κατά τη διάρκεια της περιόδου της προετοιμασίας, καταγράψτε ιδέες που σας φαίνονται ενδιαφέρουσες και ταιριάζουν στις προδιαγραφές που έχετε ορίσει. Μην ασχοληθείτε με ιδέες που απλά σας φαίνονται διαφορετικές ή ενδιαφέρουσες, ενώ είναι πρακτικά δύσκολο να προσαρμοστούν στις δικές σας προδιαγραφές. Η επιτυχία θα εξασφαλιστεί αν προσπαθήσετε να σκεφτείτε με τα μάτια των καλεσμένων σας και αν βάλτε προτεραιότητα την ευχαρίστηση και την διευκόλυνση τους.
Ενημερωθείτε καλά εκ των προτέρων σχετικά με την εκκλησία και τις ιδιαιτερότητες του σημείου που βρίσκεται
Τι νόημα έχει να επιλέξετε μια εκκλησία που καλύπτει τα ζητούμενα σας για μια μεσημεριανή βάπτιση, όταν στους γύρω δρόμους έχει τη συγκεκριμένη μέρα λαϊκή; Θεωρείτε σωστό να επιλέξετε μια εκκλησία που βρίσκεται σε εμπορική περιοχή με κίνηση για μια βάπτιση Σάββατο μεσημέρι; Εσείς θα πηγαίνατε εύκολα σε μια καλοκαιρινή βάπτιση σε μια παραθαλάσσια περιοχή που έχει δυσκολία πρόσβασης λόγω κίνησης; Πριν κλείσετε εκκλησία ρωτήστε και συγκεντρώστε όσες περισσότερες πρακτικές πληροφορίες μπορείτε για το σημείο που βρίσκεται. Εντοπίστε και αξιολογήστε πιθανές δυσκολίες στην πρόσβαση του. Είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι οι καλεσμένοι σας θα έχουν ευκολία στη μετάβαση τους.
Κάντε σωστή προετοιμασία . Κατανοήστε όλα τα βήματα και τις ανάγκες της οργάνωσης μιας βάπτισης.
Διαβάστε και βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε όλα τα βήματα που απαιτεί η οργάνωση μιας βάπτισης (όπως τα παρουσιάζουμε εδώ) και τις συμβουλές που σας δίνουμε στο άρθρο που βρίσκεστε τώρα. Εξοικειωθείτε με τις συνδέσεις και τις αλληλεξαρτήσεις που υπάρχουν ανάμεσα στα διαφορετικά στάδια. Στη συνέχεια τροποποιήστε τη λίστα σύμφωνα με τις δικές σας προδιαγραφές και ανάγκες. Αυτά είναι τα προαπαιτούμενα για να είστε έτοιμοι να αναλάβετε δράση.
Λειτουργήστε βάσει προϋπολογισμού
Προσδιορίσετε από την αρχή το ποσό που θα διαθέσετε για την όλη εκδήλωση, αλλά και τη δυνατότητα σας σε πληρωμές σε μετρητά, ή μέσω καρτών. Το να έχετε προσδιορίσει το οικονομικό πλαίσιο που σκοπεύετε να κινηθείτε και τη δυνατότητα σας σε μετρητά, θα σας προφυλάξει από άσκοπες δαπάνες. Ταυτόχρονα, θα είναι οδηγός σας τις φορές που θα βρεθείτε σε δίλημμα επιλογής. Τέλος, θα σας δώσει τη δυνατότητα να διαπραγματευτείτε πιο αποτελεσματικά.
Δώστε λεπτομερείς και ξεκάθαρες οδηγίες πρόσβασης στους προσκεκλημένους σας
Δώστε τις αναλυτικότερες πληροφορίες που μπορείτε να σκεφτείτε, για την πρόσβαση και τη δυνατότητα στάθμευσης των προσκεκλημένων σας στο ναό, και στο χώρο δεξίωσης μετά (αν υπάρχει). Όσο λιγότερο ταλαιπωρηθούν οι προσκεκλημένοι σας, τόσο καλύτερη θα είναι η διάθεση και η ενέργεια τους.
Συγκεντρώστε όσες περισσότερες πληροφορίες μπορείτε πριν καταλήξετε σε επιλογές. Είναι αυτονόητο, αλλά συχνά υποτιμάμε ή περιορίζουμε τη σημασία της συλλογής πληροφοριών, μέσα από τις εμπειρίες των πολύ κοντινών μας προσώπων, τα οποία εμπιστευόμαστε.
Ρωτήστε παντού και ψάξτε να βρείτε εντυπώσεις και εμπειρίες, κυρίως σχετικά με τις υπηρεσίες επαγγελματιών ή εταιριών που σκέπτεστε να χρησιμοποιήσετε. Μπείτε σε σχετικά φόρουμ και θέστε τις ερωτήσεις σας. Αναρτήστε ερωτήσεις στα social media. Διαβάστε κριτικές και τοποθετήσεις για επαγγελματίες ή εταιρίες που σας ενδιαφέρουν στις σελίδες τους στα social media. Φυσικά όλες οι πληροφορίες θα πρέπει να αξιολογηθούν και να φιλτραριστούν. Όσο όμως περισσότερες πληροφορίες συγκεντρώσετε, τόσο πιο επιτυχημένες θα είναι οι τελικές σας επιλογές.
Ρωτήστε τους ειδικούς για άλλους … ειδικούς
Πολύτιμη πηγή πληροφοριών και τεκμηριωμένης γνώσης, είναι οι ειδικοί που θα συναντήσετε, ειδικά την περίοδο που θα αξιολογείτε τις εναλλακτικές σας (διοργανωτές, φωτογράφοι, DJ’s, catering, ανθοπωλεία κ.α.). Όλοι είναι πιο εύκολο να μιλήσουν ανοιχτά, να δώσουν συμβουλές εμπειρίας και να τοποθετηθούν για θέματα που δεν αφορούν άμεσα τον δικό τους επαγγελματικό χώρο δράσης. Μέσα από τη συζήτηση μαζί τους και την εμπειρία τους, μπορείτε να πάρετε πιο χρήσιμες πληροφορίες και κατευθύνσεις για πολλά θέματα που αφορούν την οργάνωση μιας βάπτισης.
Μάθετε για το τι επιτρέπει και τι όχι, ο ναός
Ρωτήστε για τη δυνατότητα στολισμού μέσα στο ναό, πριν κάνετε οποιαδήποτε παραγγελία. Αντίστοιχα, ζητήστε να δείτε το χώρο που θα αλλάξετε ρούχα στο παιδί. Πολύ συχνά χρειάζεται να φέρετε ένα δικό σας ύφασμα να το καλύψετε. Σε κάποιες περιπτώσεις θα πρέπει να έχετε μαζί σας δικό σας πτυσσόμενο τραπεζάκι.
Καλέστε όσους πραγματικά σας ενδιαφέρουν - «επενδύστε» στο να ευχαριστήσετε αυτούς κυρίως, όσο μπορείτε περισσότερο
Είναι προτιμότερο να περιορίσετε (αν είναι εφικτό) τη λίστα προσκλήσεων σε όσους πραγματικά σας ενδιαφέρουν. Εξαντλήσετε τον προϋπολογισμό της εκδήλωσης, για να ευχαριστήσετε όσο περισσότερο μπορείτε τα σημαντικά για σας άτομα στον κύκλο σας, αντί να ξοδέψετε λιγότερα για πολλούς. Αυτό δυστυχώς δεν ισχύει στην περίπτωση που υπάρχουν συγκεκριμένες κοινωνικές, ή επαγγελματικές υποχρεώσεις και η συγκεκριμένη εκδήλωση αναγκαστικά θα πρέπει να εξυπηρετήσει και άλλους στόχους.
Επιβεβαιώστε την παρουσία των προσκεκλημένων σας
Μη μείνετε σε δηλώσεις προθέσεων. Ειδικά αν ακολουθήσει δεξίωση ή catering, επιβάλλεται να επικοινωνήσετε με όλους τους προσκεκλημένους προσωπικά 3-4 μέρες πριν, για να επιβεβαιώσετε την προσέλευσή τους. Επιβεβαιώστε επίσης τον αριθμό των ατόμων που θα είναι μαζί τους. Τα social media ή το e-mail, σας διευκολύνουν να έχετε μια άμεση εικόνα των αλλαγών της τελευταίας στιγμής (που δυστυχώς πάντα συμβαίνουν).
Μην σας απογοητεύουν οι απώλειες στη συμμετοχή
Είναι δεδομένο ότι θα αντιμετωπίσετε απώλειες συμμετοχής, ακόμα και σε πολύ επιβεβαιωμένες παρουσίες. Συμβαίνει. Αποδεχτείτε ψυχολογικά την κατάσταση αυτή και μην αφήσετε τίποτα να σας χαλάσει τη διάθεση.
Προετοιμαστείτε και για την πιθανότητα να έρθουν επί πλέον άτομα (κυρίως παιδιά)
Αντίστροφα, συχνά, κυρίως οι μικροί μας φίλοι φέρνουν μαζί ένα φίλο ή ένα ξαδερφάκι. Να είστε προετοιμασμένοι και για την περίπτωση αυτή (ειδικά αν υπάρχει καθιστό μενού).
Ετοιμάστε κάτι διαφορετικό – μια έκπληξη ή λεπτομέρεια που θα χαρακτηρίσει την όλη εκδήλωση
Θέλετε η όλη εκδήλωση να μείνει αξέχαστη. Σκεφτείτε πέρα από τα αναμενόμενα. Προσθέστε μια πινελιά μη αναμενόμενη, τουλάχιστον σε ένα σημείο της εκδήλωσης. Εναλλακτικά, ή συμπληρωματικά, χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες που υπάρχουν (πχ Photo Booth) με πρωτότυπο τρόπο. Δώστε τη δική σας ιδιαίτερη σφραγίδα στην όλη εκδήλωση. Μπορείτε να αναζητήσετε ιδέες μέσα από τα άρθρα στο Blog του Make it Splash, όπως και στο Pinterest του Make it Splash.
Φροντίστε για τη διασκέδαση και την απασχόληση των μικρών προσκεκλημένων
Αν την τελετή ακολουθήσει τραπέζι ή δεξίωση, είναι απαραίτητο ένα μέρος του προϋπολογισμού σας να αφιερωθεί στην απασχόληση και διασκέδαση των μικρών προσκεκλημένων της βάπτισης. Αντίστοιχα, ο χώρος που θα επιλέξετε για τη δεξίωση ή το μπουφέ, θα πρέπει να προσφέρεται και να εξασφαλίζει τη δυνατότητα, ένα τμήμα του να αφιερωθεί για να καλύψει τη συγκεκριμένη ανάγκη.
Δημιουργήστε μια λίστα με τα τηλέφωνα βασικών συνεργατών
Δημιουργήστε μια λίστα με τα τηλέφωνα βασικών συνεργατών. Είναι εξαιρετικά σημαντικό για την οργάνωση μιας βάπτισης, να υπάρχει διαθέσιμη διαρκώς η λίστα αυτή σε εσάς και σε ένα δυο άτομα του στενού σας περιβάλλοντος.
Αναθέστε σε κάποιο δικό σας χρέη συντονιστή τη μέρα της βάπτισης
Τη μέρα της βάπτισης, αναθέστε σε κάποιο δικό σας να έχει την ευθύνη επικοινωνίας με όλους τους εμπλεκόμενους και ενημερώστε τους σχετικά. Μια ακόμα καλύτερη ιδέα είναι να του δώσετε να απαντά στο τηλέφωνό σας. Τα περισσότερα τηλεφωνήματα θα είναι για οδηγίες, ή διευκρινήσεις, πληροφορίες που δεν απαιτούν τη δική σας προσωπική συμμετοχή. Γενικά, δεν υπάρχει πιο άβολη κατάσταση από το να απαντάτε σε τηλέφωνα την ώρα της υποδοχής των καλεσμένων σας, ή (ακόμα χειρότερα) την ώρα της βάπτισης.
Επικοινωνήστε με όλους τους εμπλεκόμενους επαγγελματίες μερικές μέρες πριν την εκδήλωση
Η αποτελεσματική οργάνωση μιας βάπτισης, απαιτεί να επιβεβαιώσετε ξανά και ξανά ότι όλα γίνονται όπως πρέπει. Επιβεβαιώστε οπωσδήποτε για τελευταία φορά και λίγες μέρες πριν, ότι οι παραγγελίες και οι ειδικοί θα είναι στην ώρα τους και ότι δεν έχει υπάρξει κάποια παρανόηση ή παράληψη. Είναι προτιμότερο να χαρακτηριστείτε ως “πιεστικοί” πριν την εκδήλωση, από το να χρειαστεί να αντιμετωπίσετε δυσάρεστες καταστάσεις τη μέρα της εκδήλωσης.
Ετοιμάστε 3-4 μέρες πριν ένα βαλιτσάκι με όλα τα απαραίτητα για το μωρό
Αρχίστε να προετοιμάζετε ένα βαλιτσάκι με τα απαραίτητα του μωρού 3-4 μέρες πριν την τελετή. Συμπληρώστε τις επόμενες μέρες πράγματα που αρχικά δε σκεφτήκατε.
Τα ρούχα με τα οποία θα πάει το παιδί στην εκκλησία είναι εξίσου σημαντικά.
Το μωρό σας πρωταγωνιστεί τη μέρα αυτή. Από τη στιγμή που θα μπει στην εκκλησία, όλα τα βλέμματα, τα video και οι φωτογραφίες είναι στραμμένα πάνω του. Φροντίστε με ιδιαίτερη επιμέλεια τα ρούχα που θα φοράει. Απαραίτητο είναι επίσης, τα ρούχα του να είναι άνετα και να βγαίνουν εύκολα.
Προετοιμάστε ένα δεύτερο ρούχο για σας και για το μωρό.
Αναποδιές μπορούν να συμβούν ανά πάσα στιγμή. Η σωστή οργάνωση μιας βάπτισης, απαιτεί να έχετε εκ των προτέρων προνοήσει για κάποιες από αυτές!
Φροντίστε να είναι εξοικειωμένο το μωρό με το νονό ή τη νονά.
Φέρτε σε επαφή τους δυο πρωταγωνιστές της μέρας, αρκετές μέρες και αρκετές φορές πριν τη μέρα της τελετής. Ξεκινήστε να δημιουργείτε ένα περιβάλλον ασφάλειας μεταξύ τους, αν δεν υπάρχει ήδη.
Αναθέστε, αναθέστε, αναθέστε
Η ευθύνη για την οργάνωση μιας βάπτισης, δε σημαίνει ότι όλα θα πρέπει να περάσουν από τα χέρια σας. Επιλέξτε έγκαιρα τα άτομα που θέλουν και μπορούν να βοηθήσουν και αναθέστε τους αρμοδιότητες. Από τις μπομπονιέρες μέχρι τις πληρωμές και τον συντονισμό των ειδικών, τη μέρα της βάπτισης, τα περισσότερα θέματα μπορούν να ανατεθούν σε κοντινά σας πρόσωπα. Όλοι είναι πρόθυμοι να βοηθήσουν όταν το ζητήσετε.
Μην κάνετε τίποτα την προηγούμενη μέρα
Ξεκουραστείτε, χαλαρώστε και προετοιμάστε την καλή σας διάθεση για να απολαύσετε και να δώσετε τον καλύτερό σας εαυτό σε αυτή την τόσο ξεχωριστή μέρα! Είναι η πιο σημαντική συμβουλή από όσες έχουμε να σας δώσουμε, σχετικά με την οργάνωση μιας βάπτισης.
Καλή επιτυχία!